التحرير الإداري

**بلمامون** · **بلمامون** الأحد مارس 13, 2016 11:12 am

التحرير الإداري

المقياس المقدم للمديرين المتدربين

بالمعهد الوطني لموظفي قطاع التربية الوطنية بشار

من طرف الأستاذ : الهاشي بيازيد ، مفتش التعليم البتدائي مواد

مفهوم التحرير الإداري
أولا : لغة : حرر يحرر تحريرا أي كتب , وتحرير الكتاب وغيره تقويمه .
و هو مشتق من حرر أي أطلق صراح الفكرة، أو إعطاء الحرية للتعبير .
وتحرير الكتابة: إقامة حروفها وإصلاح السقط ، والسقط هو الخطأ في القول والحساب والكتابة.
ثانيا : اصطلاحا
تعني الإنشاء والكتابة , ويمكن تعريفه "مجموع الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها , وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى , وكذلك للقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها " .
تعريف أخر
يعتبر التحرير الإداري عملية الكتابة للوثائق والمراسلات والنصوص والتعليمات وفق صيغة إدارية ورسمية باستخدام أسلوب فني متميز.
التحرير الإداري يستخدم الأسلوب الإداري الذي يتميز عن باقي الأساليب الأخرى بخصائص خاصة بالإدارة، باعتبارها مرفق عام وصاحب سلطة، يتعين اختيار المصطلحات الخاصة
و التعبير المطلوب حتى تكون الوثيقة المحررة مفهومة وواضحة من أجل تحقيق هدف الإدارة.
ويمكن حصر هذه المحررات فيما يلي:
1-المراسلات: وتلجأ إليها الإدارة عندما تريد التعامل أو الاتصال أو المخاطبة (كالرسالة، والإعلان والمذكرة والبلاغ البرقية، والاستدعاء ........الخ
2-الوثائــــــق: تتعلق بأحداث الإدارية ونشاطها وهي تُعرف بوثائق السرد الإدارية (كالتقرير وعرض حال والمحضر) .
3-النصـــــوص: وتعتبر وسيلة من وسائل تعتمد عليها الإدارة أثناء ممارسة نشاطها القانوني تجاه الأشخاص (كالمرسوم، القرار، المقرر............الخ )
و في كثير من الكتابات يشار إلى التحرير الإداري بالمراسلات الإدارية
تعريف المراسلات الإدارية
هي مجمــوع رســائل و وثائق إدارية مختلفة تصدر عن إدارة ما اتجاه إدارة ما، أو شخص قصد إيصال المعلومات لأصحابها.
أهمية المراسلات الإدارية
مازالت للوثائق الإدارية المكتوبة عموما والرسالة الإدارية على وجه الخصوص وزنها الكبير, نظرا لأهميتها في الحياة العملية واليومية فنجدها صارت من الوثائق الإدارية الغالبة في الاستعمال وتتدرج أهميتها تبعا للمهام التي تتضمنها والتي يمكن ترتيبها وفق الأتي :
1) الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل المعلومات
للمراسلات الإدارية مكانة خاصة في النشاط الإداري، فهي من بين الوسائل الغالبة والجارية العمل والتعامل بها في العلاقات الإدارية فيجب على مستعملها حسن استعمالها ,كما تعتبر من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيم إداري , نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين بأي أمر . بالإضافة إلى حسن استغلال الثروة اللغوية والدقة في التعبير ,
كما أنها تعتبر وسيلة تلبي حاجات التبليغ الأساسية .
2) أنها مادة عمل وميدان للتطبيق
إن الإلمام بقواعد التحرير أمر ضروري وهذا من أجل التحرير السليم والتحكم في المضمون، كما أن الموظف عليه إيجاد هذه القواعد حتى يتسنى له إيصال ونقل المعلومات إلى المخاطب بها كما يفهمها هو – المسؤول - فأهميتها العملية تشمل كل من العاملين بالإدارة والمتعاملين معها ,فإذا كان كلاما بينهم متبادلا بالكلمة يسمى اتصالا ,آما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة .
3 ) أن لها دلالة مادية في الإثبات
وذلك على أساس أن الوثائق الإدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى الأدلة في الإثبات وتكون لصورتها الرسمية خطية كانت أو فوتوغرافية حجة بالقدر الذي تكون فيه مطابقة للأصل.
كما أنها تثبت هوية صاحبها وذلك من خلال الوثائق المرفقة بها وذلك من ناحية الكفاءة
” الإدارة بقلمها لا بلسانها ”
4 ) تسيير الحركة الإدارية
تسيير الحركة الإدارية في مؤسسة ما أو شركة، بالإضافة إلى أنه بسيط الاستعمال , قليل التكاليف، سهل الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة، كما أنهأداة سهلة للتواصل والتخاطب والتداول.
الرسالة تمثل صاحبها
5) الرسالة تنوب عن صاحبها :
فهي مرآة تعكس أفكاره ومزاياه وميوله .
خصائص التحرير الإداري
يتميز التحرير الإداري بجملة من الخصائص يتصل بعضها بالتنظيم الإداري وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف الإداري أو أي شخص معني بهذا النوع من التحريرات أو المراسلات، وهذه الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها , وهذه القواعد هي جزء من مجموعة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيم الإداري وتحدد العلاقة بين الرئيس والمرؤوس . و منها ما يتعلق بخصائص الأسلوب الذي تحرر به الرسالة، و منها ما يتصل بالمعايير الشكلية للمراسلة
أ ) القواعد التنظيمية
هي مجموعة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيم الإداري وتحدد العلاقة بين الرئيس والمرؤوس
ـ احترام السلم الإداري ـ الاختصاص ـ المسؤولية و الحذر - المحافظة على سر المهنة .
احترام التسلسل الإداري
يقوم التنظيم الإداري في الدولة عى أساس التسلسل الإداري – التدرج أو السلم الإداري – وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل .
ولابد من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها عندما يتعلق الأمر بالمراسلة الداخلية وهي احترام السلم الإداري,وذلك يعني أنك إذا واجهت رسالة إلى احد رؤسائك الأعْليْن ,فلابد من أن تطْلع عليها رِؤسائك المباشرين للإعلام وللإدلاء بالرأي في فحواها عندما يستدعي الأمر ذلك
يقوم التنظيم الإداري على التسلسل في الوظائف والرتب
(رئـيس - مرؤوس)، وهنا يترجم في عملية التحرير من خلال الكتابات الإدارية بحيث نستطيع القول أن هناك لغة خاصة بالرئيس ولغة المرؤوس.
فالرئيس هو الذي :يأمر ، يلاحظ ، يطلب، بينما المرؤوس: يرجو ، يقترح يقدم عرضا .
v المسؤولية والحذر
- إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الإداري , ويقصد بها هنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه , والأصل أن رئيس المؤسسة أو مديرها هو المسؤول الأول عن التنفيذ السليم للمهام التي
أسندت إليه في إطار نشاط مؤسسته طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون المسؤولية ", لكن قد يتغيب المدير لمانع ما أو يفوض بعضا من صلاحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه ,فيحدث أن
يتعدى هذا الأخير . وعليه فيجب مراعاة مبدأ المسؤولية عند التحرير ومن التوجيهات المقدمة في هذا الإطار عدم استعمال ضمير الجمع "نحن" بل نستعمل ضمير المفرد دون ذكر الضمير .
يعتبر مبدأ المسؤولية من أهم الأسس بالنسبة للإدارة فالأعمال والمحررات الإدارية يقوم بها أشخاص لهم اختصاص في ذلك.
فاستعمال ضمير المتكلم المفرد (أنا (مطلوب كما أن السلطات تستعمل ضمير الجمع (نحن ـــ للتعظيم في حالة تحرير العقود والوثائق ذات الأهمية كالشهادات ) .
v واجب المحافظة على سر المهنة
تدخل هذه النقطة ضمن واجبات الموظف، إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل، وبمبدأ المسؤولية خاصة إذ يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة, فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري, كما يمنع إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من رئيسه .
مقترح :عرضت علي شكوى مفادها أن ..، أبلغني بعض الموظفين العاملين بإدارة...
قد ألفت انتباهي…
ب ) خصائص الأسلوب الإداري
· الوضوح : ـ الكتابة على ورق أبيض 21×27 ـ عدم البدء من بداية الورقة ـ وضوح الختم والإمضاء
الإيجــاز :ـ التعبير عن الفكرة باختصار ـ يجب استعمال جمل قصيرة ودالة .
الدقـــة :ـ استعمال الكلمة في معناها الحقيقي ـ الابتعاد عن المَجاز
البساطــة :ـ استعمال أسلوب بسيط يراعي مستوى الأشخاص الموجه إليهم ( لكل مقام مقال
الموضوعيـــة :اعتماد أسلوب محايد بعيدا عن العواطف والانفعالات .
المجاملـــة :ـ شكل من أشكال الاحترام. ـ استعمال كلمات لطيفة لترك أثر طيب لدى المخاطب (حتى في حالة الرفض) - نماذج: يؤسفني ـ أرى أنه ليس من الحكمة...
ج ) المعاييرالشكلية
تتمثل في الشكل الذي يجب أن تحرر عليه المراسلة، و تشمل ما يلي :
ـ الدمغة : الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
ـ الطابع : وزارة التربية الوطنية - مديريــة التربيــة لولايــة - مفتشية التعليم الابتدائي
ـ التاريخ و المكان : أدرار قي : ..................
ـ المرسل و المرسل إليه : مدير التربية – إلى السادة : مديري المدارس الابتدائية
-الموضوع : النشاطات الثقافية
الرقــم التسلسلي أو التدرجي : 25 / م.ت.ا /2016
التوقيع : الصفة ، الختم ، الإمضاء ، الاسم .
إضافة إلى البيانات الظرفية ، و البيانات المميزة لبعض المراسلات و الوثائق الخاصة .
ضبط المعاييرالشكلية يحقق ثــــلاثــــة أهــــداف:
1ـ تمكين المرسل إليه من التعرف على مضمون الرسالة بسرعة قصد تصنيفها .
- 2 تسهيل قراءة الرسالة .3
3 ـ إعجاب المرسل إليه من خلال نوعية الورقة و طريقة التوازن .
عناصــر المراسلة
أ ـ بيانات تدعم الطابع الرسمي : الدمغة ـــ الطابع ــ الإمضاء أو التوقيع .
ب ـ بيانات تؤكد الوضع التدرجي : ــ العنوان ـــ الواسطة
ج ـ بيانات تساعدعلى تشخيص الوثيقة:المكان ــ التاريخ ــ رقم الإرسال ــ الموضوع ــ المرجع
د ـ البيانات الظرفية
ــ المرفقات ــ ظرفية استثنائية ــ ( هام جداً ـ سري جداً ...)
سير الوثيقة البريدي ( مستعجل ـ مستعجل مع الإشعار)
صور أخرى للمراسلة الإدارية
رسالة تذكير
- عند عدم الرد، أو التأخر فيه - تتميز بنوع من الصرامة - تكتب : تــذكيـــر تحت الطابع .
المـــذكـــــرة
وثيقة إدارية داخلية بقصد تقديم توجيهات، توضيحات، أو تعليمات، وتكون موجهة إلى فرد معين (ئيس مصلحة ، مدير ) أو جماعة (أساتذة) .
أنواعها : مذكرة توجيهية ، مذكرة إعلامية ، مذكرة مصلحية
شكلها : نفس مواصفات المراسلة الإدارية ، مع كتابة المرسل إليه مسبوقا بلفظ ”مذكرة إلى ...“
(إذا كان مرؤوسا) وبلفظ “مذكرة لأجل ...“ ( إذا كان رئيسا ) . التقريــــــــر
هو وثيقة سرد إدارية تمكن المرؤوس من تقديم عرض للرئيس عن قضية معينة بكامل التفاصيل، مع تقديم الاقتراحات بغية الحصول على الموافقة، أو اتخاذ التدابيراللازمة، ومن ثم فإن الغاية من إعداده هي غاية عملية , فمن خلاله لا يكتفي لما اتخذه من موقف بَيَّنٍ من القضية التي يتناولها , بل يذكر السبب والعلة, ويقترح الحل والعلاج . حيث نلجأ لإعداده في بعض الحالات مثل :
ـــ الرد على تكليف من الوصاية بإجراء تحقيق حول قضية ما.
ـــ إنجاز تقرير حول نشاطات إدارية أو تربوية معينة . .
عـرض حـــال
هو وثيقة إدارية يعرض فيها المرؤوس وقائع ما، قصد ترك أثر مكتوب، ولا يشتمل على اقتراحات كالتقرير، الغرض منه اطلاع المسؤول عن الحادث أو الواقعــة .
فهو يشبه التقرير في شكله و مضمونه، إلا أنه لا يكتسي تلك القوة و الدلالة العملية مثله، ولا يشترط أن يتضمن اقتراحات ملزمة .
المــحــضــــر
وثيقة إدارية تسرد فيها الأحداث والوقائع من عون مكلف، أو محلف، أو مؤهل، أو مختص، لذكر وقائع حدث أو اجتماع معين، وهو يمتاز بالقوة في الإثبات.
و منها محاضر: المعاينة، التسليم و الاستلام، الاجتماعات، محاضر الإجراءات التأديبية،
و محاضر التنصيب و الاستئناف،... .
شروط تحرير المحضر:
- الموضوعية والوفاء .- تقييد المكان , تاريخ وساعة انعقاد الاجتماع ،أو حدوث الواقعة .
- الإشارة إلى اسم وصفة الحاضرين والغائبين .- ذكر اسم وصفة رئيس الجلسة وجوبا .
- تحديد جدول الأعمال .- سرد الوقائع بلا زيادة ولا نقصان وبأمانة وعدل و نزاهة.
- تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال الألفاظ , وتركيب العبارات.

التحرير الإداري

التحرير الإداري

Create an account or log in to leave a reply

Create an account

Log in